Efficace au bureau

Notre journée vient à peine de commencer qu'il est déjà 18 h. Il y a des moments comme ça, des moments où rien ne va plus et où l'on se sent complètement débordé. Entre la réunion du matin et le rendez-vous client de l'après-midi on n'a rien eu le temps de faire. Alors c'est décidé, dès demain, les choses doivent changer…

Vie saine et zen - Efficace au bureau

Rallonger le temps est impossible, passer d'une semaine de 39 heures à 60 heures ne serait pas une bonne solution, et installer son lit au bureau n'est pas envisageable pour l'équilibre familial. Alors nous n'avons pas le choix : pour être plus efficace et mieux maîtriser nos journées, il faut s'organiser !

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Les "to do list"
Elles sont la première arme d'une organisation efficace. Chaque matin, en arrivant au bureau, il est conseillé de lister les choses à faire au cours de la journée.
Le faire en prenant son thé ou son café permet de démarrer la journée tranquillement en sachant exactement ce qui nous attend et donc de préparer son cerveau à ce qui va suivre.
On peut choisir de faire sa liste sur un tableau ou un cahier et de rayer chaque tâche effectuée, c'est la solution la plus écolo, ou encore d'utiliser des post-it que l'on décolle et jette fièrement une fois le travail accompli : "ça c'est fait !"

Les horaires
Commencer à travailler plus tôt ou terminer plus tard que ses collègues présente deux avantages.
D'abord, cette technique nous permet d'éviter les heures d'affluence dans les transports ou sur la route.
Et puis être un peu seul au bureau nous permet de travailler plus efficacement. C'est plus facile de préparer des gros dossiers lorsqu'on est seul et qu'on sait qu'on ne sera pas dérangé.

La boîte mail
C'est elle qui nous fait perdre le plus de temps. Si l'on passe sa journée à l'ouvrir pour voir si de nouveaux messages sont arrivés, on ne fait plus rien, à part du secrétariat. Pour que le cauchemar de la boîte mail devienne de la rigolade, il faut respecter trois règles :
- un, ne jamais l'ouvrir plus de deux fois dans la journée,
- deux, dès qu'on ouvre un mail décider tout de suite de son devenir (jeter, ranger ou répondre),
- trois, créer des dossiers thématiques ou un code couleur pour les retrouver très vite en cas de besoin.

Le rangement
Ça paraît évident et pourtant… Un espace de travail bien rangé et organisé aide le mental à rester concentré et productif.
Mais attention, ça ne signifie pas la même chose pour tout le monde ! Certains se sentent mieux avec un bureau rangé "au carré" et d'autres un peu fouillis. À nous de savoir ce qui nous convient, mais ne perdons pas de vue que bazar ou pas, nous devons avoir mis en place un système de rangement et de classification pour nous y retrouver et ne pas perdre de temps à chercher.

Les réunions
Après les mails, voilà la deuxième plus grosse cause de perte de temps en entreprise. Pensons à établir un ordre du jour, et ne pas multiplier les réunions.
Lorsqu'une discussion ne nécessite pas la présence de toute une équipe, mieux vaut passer 5 à 10 minutes devant la machine à café pour aborder le sujet. C'est ce qu'on appelle joindre l'utile à l'agréable !

Les imprévus
Nous ne sommes pas des bêtes de somme, alors n'essayons pas de le devenir. Gardons dans notre emploi du temps de la place pour les imprévus. Les médecins le font très bien, il y a les rendez-vous qu'on peut prendre à l'avance et les urgences. Copions-les ! De plus si ces plages de temps libre ne sont pas utilisées, rien ne nous empêche d'en profiter pour faire une pause et recharger nos batteries.

Donner du sens
Comprendre ce que l'on fait et savoir pourquoi on le fait, c'est le début du mieux-être au travail.
Donnons nous des objectifs atteignables ! Inutile de se lancer des défis irréalisables sous peine d'augmenter son niveau de stress et de réduire son estime de soi.
Pensons à repérer les tâches qui nous procurent des émotions positives, et effectuons-les régulièrement afin d'augmenter notre confiance en nous ! Ce serait dommage de nous priver des tâches qui nous valorisent.

Le secret de l'efficacité au travail est composé de plein de petites astuces qui facilitent le quotidien professionnel, mais trouver du plaisir dans ce que l'on fait, au travail comme dans la vie, reste le meilleur moyen d'être efficace.
Trouver du plaisir à effectuer quelque chose, à échanger avec ses collègues, à construire un projet en groupe, etc. nous permet de vivre pleinement le moment présent, d'être entier à ce que l'on fait et donc efficace.
Résultat, moins de stress, plus de bien-être !


                

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